Zeiterfassung mit Abacus

Mit der Abacus Business Software wird die Arbeitszeiterfassung wesentlich vereinfacht und die Installation von Stempeluhren als auch der Einsatz von Excel- Tabellen für Berechnungen ist überflüssig. Personalverantwortliche und Vorgesetzte können sich stattdessen vermehrt auf ihre Kernkompetenz, die Mitarbeiterbetreuung und -führung, konzentrieren.

Wird in einem Unternehmen bereits die Abacus Lohnsoftware genutzt, kann mit wenig Aufwand das Modul Zeiterfassung aktiviert werden. Für die in der Lohnsoftware lizenzierte Anzahl Benutzer kann die Zeiterfassung kostenlos genutzt werden. Für weitere Mitarbeitende lässt sich per Mausklick ein Abo lösen, mit dem über MyAbacus, AbaCliK, AbaClocK oder AbaPoint die Arbeitszeiten erfasst werden können.

Unabhängig davon, ob das Softwaremodul AbaProject oder die Zeiterfassung zur Lohnsoftware genutzt wird, stehen vielfältige Funktionen für die Zeiterfassung zur Verfügung:

Die Basis für die eigentliche Zeiterfassung ist das Programm Rapportieren, in dem die Mitarbeitenden auf einfache Weise ihre Arbeitszeiten eingeben können. In ihm kommen auch die Daten aus MyAbacus, AbaCliK, AbaClocK, AbaSmart oder AbaPoint zusammen und die erfassten Leistungen können dort kontrolliert werden. Um der gesetzlichen Pflicht zur Arbeitszeiterfassung nachzukommen, genügt es, das Datum, die Leistungsart respektive die Tätigkeit und die Anzahl Stunden einzutragen. Die Software errechnet aufgrund dieser Eingaben automatisiert den Tagessaldo und auch den laufenden Gleitzeitsaldo.

Damit die genauen Arbeitszeiten auch ohne Stempeluhren erfasst werden können, steht die Funktion Zeitkontrolle zur Verfügung. Die Mitarbeitenden tragen ein, wann sie mit der Arbeit beginnen, Pause machen und ihre Arbeit beenden.

Damit Vorgesetzte und HR-Verantwortliche sich einen schnellen Überblick über geleistete Arbeitszeiten verschaffen können, verfügt das Rapportierungsprogramm über Laschen (ähnlich jenen in einem Browser) über die bequem die Zeiten jedes einzelnen Mitarbeitenden mit Hilfe verschiedener Rapportansichten kontrolliert werden können. Darin werden die bereits erfassten Leistungen für einen Tag, eine Woche oder auch einen Monat gezeigt.

In der Zeiterfassung können alle Abwesenheiten wie Krankheit, Unfall und Ferien geführt werden. In der Ferienübersicht ist ersichtlich, wie viele Ferientage ein Mitarbeitender noch zur Verfügung hat und eine integrierte Überblickfunktion über die Abwesenheiten ist im Standardumfang der Software ebenfalls enthalten. Wird mit AbaProject auch die Mitarbeitereinsatzplanung vorgenommen oder werden die Abwesenheiten vorerfasst, kann mit AbaProject auch die komplette Ferienplanung programmunterstützt durchgeführt werden. Somit werden die früher dafür verwendeten Excellisten überflüssig.

Mit der Funktionalität der Zeitkonten ist es möglich, Gesamtarbeitsverträge integriert in der Abacus Software abzubilden und lohnrelevante Elemente korrekt berechnen zu lassen. Dabei werden beispielsweise durch das System Zuschläge ermittelt, wenn ein Mitarbeitender am Wochenende oder in der Nacht arbeitet. Die Zuschläge werden automatisiert mit der Lohnbuchhaltung abgerechnet. Ein anderes Beispiel für die Zeitkonten sind die Unterscheidungen von Überzeit und Überstunden, die mit den Zeitkonten verwaltet und abgerechnet werden können.

Mit den Standardauswertungen werden alle relevanten Daten zur Zeiterfassung auf Knopfdruck übersichtlich ausgewertet, aufbereitet und den Verantwortlichen zur Verfügung gestellt.

Ein Firmenkalender für die Sollzeitdefinition kann für alle oder auch nur für einen Teil der Mitarbeitenden eingesetzt werden. Damit kann pro Mitarbeitendem die Sollzeit verwaltet werden. Dank der flexiblen Struktur der Zeitmodelle können auch individuelle Teilzeitpensen wie zum Beispiel 80 % oder der Arbeitseinsatz nur an einem bestimmten Wochentag einfach abgebildet werden. Zu den Sollzeiten lassen sich auch die Feiertage hinterlegen. Im Standard stehen die Feiertage pro Kanton zur Verfügung.

Dank modernen Werkzeugen, mit denen der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung auf unkomplizierte Weise nachgekommen werden kann, lässt sich auf herkömmliche Stempeluhren verzichten und der administrative Aufwand für die Dokumentation der Arbeitszeiten niedrig halten.

Mit mobilen Apps für Smartphones und iPads können Mitarbeitende, die unterwegs bei Kunden, Lieferanten oder auf Baustellen tätig sind oder keinen eigenen Computer zur Verfügung haben, die Zeiterfassung auch ortsunabhängig vornehmen. Mitarbeitende im Unternehmen haben die Möglichkeit über die Plattform MyAbacus ihre Arbeitszeiten direkt in einem Browser einzugeben oder sich dank dem neuen Badge-Zeiterfassungssystem AbaClocK bei einem stationären iPad – oder auch mehreren – an- und abzumelden.

Alternativ zum Softwaremodul AbaProject, das seit Längerem für die Arbeitszeiterfassung zur Verfügung steht, wird ein spezielles Zeiterfassungsmodul zur Abacus Lohnsoftware angeboten. Dieses basiert ebenfalls auf AbaProject und auch damit lässt sich die Nachweispflicht der Arbeitszeiten erfüllen.

Für weitere Informationen oder eine unverbindliche Beratung zum Thema Zeiterfassung stehen wir Ihnen gerne jederzeit zur Verfügung.