Human Resources mit Abacus

Die Mitarbeiter sind das Herzstück eines jeden Unternehmens und ohne sie wäre der Erfolg des Betriebs oftmals nicht möglich. Daher wurde von Abacus ein ganzheitliches HR-Management entwickelt, das nicht nur darauf abzielt, die Mitarbeiter zu fördern, sondern auch deren Bedürfnisse und Interessen zu berücksichtigen.

Beginnend beim Rekrutierungsprozess deckt Abacus das gesamte «On-Boarding» von Stellenausschreibung bis zur Erfassung der Personaldaten ab. Mit wenigen Klicks ist eine Stelle, eine Funktion und ein Job eröffnet und ausgeschrieben. Kandidaten und Kandidatinnen können sich online, d.h. auf den einschlägigen Plattformen oder der Unternehmenswebseite, bewerben.

Das Bewerbermanagement umfasst einen effizienten und sicheren Prozess, der auch den Datenschutz der Unterlagen durch Zugriffsregelungen gewährleistet.

Bewerbungen von potenziellen Mitarbeitern können einfach im MyAbacus Mitarbeiterportal von allen berechtigten und involvierten Personen bewertet werden. Bei Status-Updates werden entsprechende Benachrichtigungen versendet.

Weiter kann die gesamte Kommunikation mit Bewerbenden in Abacus definiert werden. Egal, ob es sich hierbei um eine Einladung zu einem Interview, eine Jobzusage oder eine Jobansage handelt. Dementsprechend können Serienbriefe einfach aus der Software erstellt und Automatisch abgewickelt werden.

Nach der erfolgreichen Rekrutierung werden sämtliche Bewerberdaten mit wenigen Klicks
direkt in den Personalstamm übernommen.

Mitarbeitergespräche können mit dem HR-Tool von Abacus komplett digital vorbereitet, durchgeführt und abgewickelt werden. Der automatisierte Prozess verschafft den Personalverantwortlichen folglich mehr Zeit für den wertvollen persönlichen Austausch mit ihren Mitarbeitenden. Der Prozess wird so bestimmt, dass im Vorfeld definierte Gesprächsvorlagen verwendet und zielorientierte Ablauf-Strukturen befolgt werden.

Im Personalstamm werden Ziele und Beurteilungen erfasst, welche später ausgewertet werden
können. Ein Kompetenzstamm, auf den beim Mitarbeitergespräch bei Bedarf zurückgegriffen
werden kann, wird zentral geführt.

Vor dem tatsächlichen Gespräch wird der Beurteilungsbogen von Vorgesetzten und Mitarbeitenden im MyAbacus ausgefüllt. Die finale Beurteilung beim Gespräch wird anhand der vorausgefüllten Bewertungen verglichen und kann dann zusammen unmittelbar im Portal vorgenommen werden. Das Gesprächsprotokoll muss von allen Parteien freigegeben werden und wird im Anschluss an die HR-Abteilung übermittelt. Dabei wird das Protokoll automatisch im digitalen Personaldossier abgelegt und kann jederzeit vom Mitarbeitenden eingesehen werden.

Darüber hinaus kann der Gesprächsstatus von Vorgesetzten, Mitarbeitenden und HR-Verantwortlichen stets beobachtet werden. Bei Statusänderungen ist ebenfalls eine Benachrichtigung an alle Beteiligten möglich.

Der bereits erwähnte Kompetenzstamm wurde von Abacus in die Funktion Kompetenzmanagement eingebaut. Mittels Qualifikationsanforderungen kann pro Stelle der Soll-Zustand erfasst und hinterlegt werden. Dies dient dann als Grundlage für die Kompetenzbeurteilung. Beim jährlichen Mitarbeitergespräch oder während einem Ermittlungslauf können die aktuell vorhandenen Kompetenzen in spezifischen Bereichen
beurteilt und aktualisiert werden. Mitarbeitergespräche oder Kompetenzermittlungsläufe ergeben den Ist-Zustand für eine geeignete Bedarfsanalyse.

Dadurch und mit passenden Auswertungen können gezielte Massnahmen getroffen werden, um Mitarbeitende zu fördern und sie ihren Fähigkeiten entsprechend einzusetzen. Es besteht sogar die Möglichkeit, eine Befristung oder eine Pflicht pro Kompetenz zu hinterlegen. Sobald dieses Datum näher rückt, werden die Mitarbeiter darüber informiert. Im Anschluss an diesen «Reminder» sollte die entsprechende Kontaktaufnahme mit dem Vorgesetzten oder der HR-Abteilung folgen.

Durch die genaue Beurteilung und den aktuellen Stand der Daten hat jeder Mitarbeiter
die Chance sein volles Potenzial auszuschöpfen.

Das Modul Abacus HR Management umfasst auch die Erstellung und Verwaltung von Arbeitszeugnissen. Um ein gesetzeskonformes Dokument zu erstellen, werden standardisierte
Workflows verwendet. Diese nutzen über 1800 personalisierbare Textbausteine und -varianten
pro Sprache (Deutsch, Französisch, Italienisch, Englisch) und reduzieren den administrativen
Aufwand der Erstellung. Egal, ob eine Arbeitsbestätigung, ein Zwischen- oder ein Schlusszeugnis erstellt wird, der Prozess kann mit wenigen Klicks durchgeführt werden.

Die einfache Handhabung über das MyAbacus Mitarbeiterportal ermöglicht die Bestellung eines Arbeitszeugnisses durch Mitarbeiter oder andere involvierte Personen. Auch hier durchwandert der Antrag die Inbox aller Beteiligten. Das Zeugnis wird als Vorschlag, nach den entsprechenden Beurteilungen vom Vorgesetzten, mit den verfügbaren Bausteinen geprüft und gespeichert. Durch präzise Formulierungen der Texte können genaue Bewertungen vorgenommen werden.

Bei Anpassungen durch das HR-Team kann der Vorgesetzte diese annehmen oder ablehnen. Nach der erfolgten Freigabe aller Involvierter kann das Zeugnis digital unterzeichnet und anschliessend versendet werden. Im Anschluss wird das Dokument automatisch im Dossier des Mitarbeitenden abgelegt und ist jederzeit im Mitarbeiterportal ersichtlich.

Durch den Grossteil dieser Massnahmen verbunden mit einer zeitgemässen Mitarbeiterpflege ist jedes Unternehmen in der Lage, talentierte und engagierte Mitarbeiter zu gewinnen und zu halten, die dazu beitragen das Geschäft voranzutreiben und weiter zu wachsen.

Zusammenfassend ist das Modul Human Resources von Abacus ein integraler Bestandteil des Geschäftsbetriebs und dient dazu, eine Arbeitsumgebung zu schaffen, die Mitarbeiter fördert und Vorgesetzte unterstützt.